医院信息系统按照功能大体可分为管理信息系统(门急诊挂号收款、住院病人登记结算、药品管理、设备消耗品管理、病案管理等)、临床医疗业务信息系统(医嘱管理、护理管理、门诊病房医生站、实验室系统LIS、影像系统PACS等)和辅助决策系统(院长查询、经济核算等)。随着医院设备消耗品购入比例的不断提高,在各个业务部门配置使用消耗品二级库管理的方法被越来越多的医院所采用。
消耗品二级库程序的开发目的是为医院相关部门提供准确的信息,同时最大限度地减轻操作人员的工作压力,因为从入库到出库几乎一切环节都由计算机自动完成,不需要手工录入。这也是保力设备科管理软件为什么要开发医疗耗材二级库管理的原因。(1)医院医疗耗材库出库->自动生成科室消耗品二级库的入库单,并增加消耗品二级库的库存;(2)门诊病人和住院病人对消耗品手动或自动划价计费时,系统同时生成相关科室消耗品二级库的出库单,并扣减消耗品二级库的库存。虽然消耗品二级库的运行流程明了,但是真正实施起来难度很大,很多医院只能部分使用。根据我院近年来在消耗品二级库管理方面的经验,结合目前现状,笔者尝试提出一些解决方案,供大家探讨。
一、实施难点
1.相同的消耗品在系统中会出现不同的价格
医院对病人的收费遵循各地物价部门核准的医疗收费标准,大部分项目都有固定价格(如挂号费、治疗费、手术费等),但是医用消耗品的价格有不同的定义方式,一般是在购入价的基础上根据不同的分类按比例加价;同时由于医用材料的招标采购基本由医院自主完成,并没有政府指导价,因此经常会出现同一个厂家的同一种产品在一年内出现几个不同的购入价,并生成多个零售价,造成计费混乱。
2.住院病人后台自动计费的消耗品材料
凡是实施了医嘱管理模块的医院,大多有后台自动计费划价功能,此功能一般在其它部门业务较少的夜间运行,利用医嘱数据中对执行频次、用法和对应计费项目等信息的准确描述,自动计算出本次计费周期内医嘱发生的费用,其中包括消耗材料。但是由于医嘱对应的消耗材料是全院一个标准,而各个部门消耗品二级库的库存可能不同,甚至同一库房可能存在不同价格的产品,所 以给后台自动划价程序的识别带来了困难。
3.门诊病人在接受处置时使用的消耗材料
医院规模越大,专业划分越细,门诊科室设立往往越多,在人员有限的情况下,每个门诊科室的人员相对就少,因此在每个门诊科室都设立消耗品二级库不现实,就是建有门诊医生工作站的医院,配合能充值的门诊IC卡直接对病人收费,其本质还是将门诊收款的功能前移,仍然无法真正满足对消耗品的科学管理。
4.收费标准中规定的不单独收费的消耗材料
在各地的医疗服务收费标准中都规定了某些医疗材料不能单独收费,如正常情况下棉棒、纱布、绷带、石膏等消耗品及手术中使用的一次性无菌巾、一般缝线、辅料、注射器、输液器等不能对病人收费,而这部分消耗品数量较多,系统中又没有使用记录,成了管理上的盲区。
5.检验项目中的试剂
各种检验项目都需要很多消耗材料支持,其中固体材料(如注射器、试管、采血器等)相对容易统计,而液体材料———试剂由于每个检验项目的消耗量都不同,几乎不可能准确统计,但是试剂材料一般价格较高,在医院支出中占了很大的比例,因此一直是医院管理人员头疼的问题。
二、解决方法
1.调整系统构架,实现价格对应库存的自动匹配
由于系统设计的原因,国内很多厂商在定义价表字典时将单价作为主键之一,这样医嘱在对应诊疗项目和消耗材料时只能对应一个唯一价格的产品。如果设计消耗品字典时将单价排除在外,另外建立价表来对应不同价格,这样医嘱对应的自动计费的消耗品只需确定品名和规格即可,计费时由系统自动查找对应的消耗品二级库相应产品的库存,按照先进先出的原则进行计费并扣减库存。这样能较好地解决不同批次购入的消耗品不同的价格计费和相应库存出库问题。另外,对不允许收费的消耗品作出标记,其使用记录只记入出库记录表中并扣减相应库存,不计入病人费用。
2.在门诊科室设立联合消耗品二级库
参照病房一个护理单元对应多个临床科室的情况,在门诊设立联合消耗品二级库,由地理位置相近或业务联系紧密的多个门诊科室共同拥有一个消耗品二级库。这样,在门诊收款给消耗品计费时,既可自动扣减相应二级库的库存,又可以记录相应的科室信息,满足相关管理部门的统计和监管功能。
3.设立试剂等不规则消耗材料数据处理系统
根据统计学原理,利用医院信息系统和实验室系统(LIS)建立检验收费项目和试剂消耗量对照表来自动采集检验试剂的消耗情况,与固体材料一样计费的同时,生成出库单并扣减库存。这样,虽然还存在一定的误差,但是在较长周期中可以相对精确。
4.建立根据消耗量生成领取申请单的制度
有了以上各种技术手段,可以基本实现医用消耗品的精细化管理。同时再建立起单位周期内,根据统计消耗量自动生成消耗品领取申请单的制度,可以有效地避免二级库库存积压的情况,最大程度地节约医院的流动资金。
三、讨论
消耗品二级库的建立是医院提高管理水平、挖掘内部潜力的有效手段,除了医院决策者的决心外,还需要软件开发商的全力配合。而一个医院管理系统一旦成型上线,结构框架的调整会非常困难,因此建议医院选择医院管理系统产品时最好提前计划,以便能全面实现预定功能。
作者简介:李松涛(1972-),男,山东莱州人,工程师,研究方向:信息系统在医院内的应用。