在现今信息时代，不但要注意医疗设备的静态管理，更要加强动态管理。利用计算机检索、统计、报表的高效性，可非常方便的，随时掌握全院设备的运行动态，及时向医院管理层提供科学的分析报告，为设备合理及高效使用、维修、保养提供依据，为计划引进设备及合理选型提供科学依据，为医疗设备效益分析提供资料，进而为设备的科学管理提供依据。
一般来说，医疗设备档案管理的内容包括：(1)筹集资料，如申请单、论证表、合同等；(2)技术资料，如使用说明书、维修手册等；(3)管理资料，如使用记录、检修报告等；(4)报废审批手续等。
收集有关医疗设备发展现状、产品动态等信息。
当今医疗设备技术飞速发展，高精尖且价格昂贵的新型仪器日益增多，设备的更新周期日益缩短，要求设备管理人员必须了解有关医疗设备的发展动态和产品现状，收集有益杂志、技术资料、展销会资料等，进行分类整理，存入固定档案，为计划引进设备提供依据。
建立完整的设备档案和严格的管理制度
为了建档的完整性，在设备购置前必须利用各种渠道获取全面的资料。从设备论证到开箱验收的整个过程中，应注意技术资料收集齐全。当设备到院后，档案管理人员和维修人员应及时到现场，共同开箱验收，并当场填写验收报告、设备履历表及所有卡片，然后连同订货卡片、合同、使用说明书、维修手册、技术图纸、产品合格证、保修卡、配件表及其它所有的有关资料一并装入档案盒，登记建档，并进行整理编排，归为一个案卷。
从设备开箱时，就应建立该设备的使用管理和维护保养制度，同时填写使用登记表，交与使用科室，以便定期检查登记，为掌握设备利用率提供依据。归档资料如需借阅，则需办理借阅登记和签字手续，并限期归还。不准勾画或拆散，一旦丢失则追究责任。此外，鉴于当前的人才流动日益频繁，为了避免档案资料流失，注意有关人员调动情况，及时追回其借阅的档案资料。
为了全面掌握设备的利用情况，制定严格的规定：(1)详细记录设备的工作情况和质量情况；(2)详细记录设备的性能和指标运转情况；(3)详细记录所有维修、管理情况；(4)制定发现设备故障和维修措施；(5)定期检查，定期上报。由于管理制度的规范化，不但有效地防止了某些部门乱购设备或只占不用的现象，而且还充分调动了使用科室的积极性，使设备使用率大大提高。