随着现代科学技术的迅猛发展，大量技术尖端、价值昂贵、品种繁多的医疗诊断、治疗及辅助设备在医院得到广泛应用。管好、用好这些医疗设备是医院设备管理的工作核心。因此,建立、完善医疗卫生单位的医疗设备档案管理系统是新时期医疗卫生设备工作的一项十分紧迫的任务。
医疗设备管理的定义和内容
何谓医疗设备管理？简单的来说呢，就是为医院的医疗、科研、教学、预防工作提供最恰当的技术装备，使之处于良好的工作状态，产生应有的社会效益和经济效益。医疗设备管理的内容包括了设备运动全过程的管理，而设备运动的过程存在两种运动形态：一种是设备的物质运动形态，包括设备的选购、验收、建档、安装、调试、使用、维修等；二是设备的价值运动形态，包括设备的资金来源、经费预算、财务管理、经济效益等。
关于设备的物质运动形态和价值运动形态，我们可以使用专业的医疗设备档案系统来实现管理。这样一套系统可以实现设备在选购、验收、安装、使用、维修等各环节中的需求，同时还可以对各类设备做出相应的效益分析，制定相应的固定资产折旧，方便医院和各类机构合理的管理医疗设备，为医院的经营发展提供数据化、可视化的科学指导。
一、医疗设备档案在设备管理中的重要性
医疗设备管理的内容包括了设备运动全过程的管理,而设备运动的过程存在两种运动形态:一种是设备的物质运动形态,包括设备的选购、验收、建档、安装、调试、使用、维修等;二是设备的价值运动形态,包括设备的资金来源、经费预算、财务管理、经济效益等。对设备物质运动形态的管理叫设备的技术管理,对设备价值运动形态管理叫设备经济管理。
在实际工作中这两种管理交替穿插进行,相互制约,相互促进,且需通过医院设备主管部门的采购、供应、管理、维修等四方面工作协调完成。实际上医疗设备管理工作就是为医院的医疗、科研、教学、预防工作提供最恰当的技术装备,使之处于良好的工作状态,产生应有的社会效益和经济效益。在医疗设备的技术管理中最能完整地记录全过程就是全面、系统、规范地为每一台医疗设备建立档案,完善的设备技术档案是搞好医疗设备管理工作的重要保障。医疗设备档案必须详细记录设备的各种技术指标和性能以及运转情况及质量状况,便于查询使用,为更好地使用管理设备提供第一手资料。
完整的医疗设备档案对于全面了解设备的性能,特别是使用和维护该设备具有重要意义。医疗设备档案的建立对于各项制度的落实起到监督和促进作用。使用者按档案记载的操作规程操作,一旦违反操作规程造成事故,使于追究责任,从而督促使用人员加强责任心,实施规范化操作。
医疗设备档案管理是对有关资料的采集、整理、统计、分析及保存的过程。是医疗卫生单位管理工作中不可忽视的一部份,搞好医疗设备档案管理对加速医疗卫生单位医疗设备建设与发展具有积极作用。
二、档案管理系统的内容
购买资料:如购买审批文件、可行性论证报告、招标文件、商检证明、订货合同书、进口许可证、海关报关单、安装调试验收报告、装箱清单、合格证、发票复印件等。技术资料:如设备样本、使用说明、操作手册、维修线路图等。
管理资料:如设备登记表、维修登记表、技术状况鉴定、设备流动证、检修、保养记录和报废表及声像图片资料。报废设备审批手续及技术人员鉴定记录等。
三、档案管理业务
医疗设备档案是国家档案的一个组成部份,是提高医院工作效率、医疗质量和技术水平的重要保证。规范妥善地保管资料,可最大限度地利用档案资料,为设备使用、维修、维护及更新换代提供可靠数据。最大限度发挥档案资料在设备管理中的作用,同时也为临床诊断提供可靠依据。
四、规范档案管理的措施
收集有关医疗设备发展现状、产品动态的信息。随着医疗技术飞速发展,高科技新型诊查治疗仪器日益增多,设备更新周期日益缩短,这就要求医疗设备管理人员必须及时了解,收集国内外有关医疗设备的发展现状和产品动态,并对收集到的资料进行整理存档便于阅读,为计划引进设备及设备的维护提供相关资料。
全面、系统、规范地为每一个仪器设备建立档案。为了保证档案的完整性,必须充分利用多渠道获取各种资料,无论是一般性资料还是技术性资料。资料的获取要涵盖设备引进的全过程,包括引进前的论证考察阶段、定货谈判阶段、开箱验收阶段及设备使用阶段。当把每一件仪器设备的所有资料收集齐全后,应立即进行整理编排,归为一卷,然后根据设备的分类情况,建立相应的编码检索。所有资料均要定位集中保存并定期整理、统计、分析。
建立严格规范的设备档案管理制度,各项规章制度的建立是档案工作有序进行的前提保证。根据《档案法》及一系列有关档案工作的行政法规及医院工作的特点,建立《医院工作制度》及《医院各类人员职责》等规章制度,使职责范围的有关人员在岗位责任制中,有章可循。
提高档案管理人员水平。档案管理的目的是为了更好地管好、用好档案,让它发挥其应有的作用。我国已经加入WTO,管理模式也应与世界接轨。因此,档案管理人员必需具备很高的素质和管理水平。同时必须熟悉掌握本单位的档案内容和管理办法,认真执行各项制度,有较强的责任心,对单位医疗设备状况心中有数。
医疗设备档案管理是一项复杂的系统工程,建立统一标准格式、统一信息管理、统一服务规范的医疗设备档案管理和服务系统是当今医疗设备管理的当务之急。
写在最后
建立完整的设备档案和严格的管理制度
为了建档的完整性，在设备购置前必须利用各种渠道获取全面的资料。从设备论证到开箱验收的整个过程中，应注意技术资料收集齐全。当设备到院后，档案管理人员和维修人员应及时到现场，共同开箱验收，并当场填写验收报告、设备履历表及所有卡片，然后连同订货卡片、合同、使用说明书、维修手册、技术图纸、产品合格证、保修卡、配件表及其它所有的有关资料一并装入档案盒，登记建档，并进行整理编排，归为一个案卷。
从设备开箱时，就应建立该设备的使用管理和维护保养制度，同时填写使用登记表，交与使用科室，以便定期检查登记，为掌握设备利用率提供依据。归档资料如需借阅，则需办理借阅登记和签字手续，并限期归还。不准勾画或拆散，一旦丢失则追究责任。此外，鉴于当前的人才流动日益频繁，为了避免档案资料流失，注意有关人员调动情况，及时追回其借阅的档案资料。
为了全面掌握设备的利用情况，制定严格的规定：(1)详细记录设备的工作情况和质量情况；(2)详细记录设备的性能和指标运转情况；(3)详细记录所有维修、管理情况；(4)制定发现设备故障和维修措施；(5)定期检查，定期上报。由于管理制度的规范化，不但有效地防止了某些部门乱购设备或只占不用的现象，而且还充分调动了使用科室的积极性，使设备使用率大大提高。